Nhiều người hay lầm tưởng kỹ năng ghi chép chỉ là nghe và ghi lại toàn bộ lời nói của người khác nên rất đơn giản. Thực tế không phải như vậy, ghi chép là một kỹ năng quan trọng mà ở đó, một nhân viên xuất sắc luôn có bí kíp ghi chép riêng giúp họ không những hệ thống tốt nội dung mà còn vận dụng hiệu quả những thông tin đó để hoàn thành tốt công việc.
Vậy trong ghi chép bạn cần lưu ý những điều gì? Kỹ năng nào giúp bạn ghi chép hiệu quả? Bài viết dưới đây hy vọng sẽ giúp bạn hoàn thiện hơn kỹ năng ghi chép, bạn tham khảo nhé.
Tập trung tiếp nhận thông tin
Một trong những kỹ năng đầu tiên giúp bạn ghi chép hiệu quả, dù là tham gia phỏng vấn tuyển dụng ở Hà Nội, TPHCM hay họp hành, là tập trung lắng nghe. Chỉ cần một vài phút mất tập trung, cũng có thể bạn đã bỏ qua những ý quan trọng nhất trong một cuộc họp. Bạn càng không thể ghi chép chính xác và đầy đủ nếu như bạn xao nhãng, vừa ghi chép vừa nghe điện thoại hay nói chuyện.
Vì vậy, điều đầu tiên bạn nên rèn luyện khả năng tập trung và lắng nghe tốt để tiếp nhận thông tin, ghi nhớ thông tin và ghi chép hiệu quả.
Ghi chép có chọn lọc
Khi còn đi học, một nội dung bài giảng, có bạn ghi cả trang giấy dài nhưng khi về ôn bài lại không nắm được kiến thức. Ngược lại những bạn học sinh ưu tú chỉ cần ghi chép bằng ½ thậm chí ít hơn, nhưng họ lại nắm vững kiến thức hơn, ôn bài nhanh hơn. Đó là bởi họ biết cách ghi chép chọn lọc, nắm bắt đúng trọng tâm.
Trong công việc cũng như vậy, khi bạn tham dự buổi họp hay buổi tập huấn, đào tạo, có rất nhiều thông tin, kiến thức được đưa ra nhưng không có nghĩa bạn nên chép lại toàn bộ. Hơn nữa, bạn sẽ không thể bắt kịp nội dung chia sẻ của người nói nếu bạn dành thời gian để ghi chép từng câu từng chữ. Vì thế, bạn hãy ghi chép chọn lọc bằng cách sử dụng những từ khóa, bằng những cụm từ ngắn, những gạch đầu dòng đánh dấu ý quan trọng.
Bổ sung ghi chép
Dẫu bạn tập trung và có kỹ năng lắng nghe rất tốt thì bạn cũng không thể chắc chắn rằng bạn đã ghi chép được toàn bộ nội dung cần thiết lần đầu. Sẽ có những nội dung bị thiếu sót, bạn phải bỏ trống, hoặc chưa đầy đủ nên bạn cần phải bổ sung ghi chép, đặc biệt với những buổi họp có nhiều nội dung quan trọng.
Để bổ sung nội dung, bạn nên sử dụng ghi âm (nếu được phép), nhất là trong buổi họp tham gia nhiều phòng ban. Sau khi kết thúc buổi họp, bạn có thể bật ghi âm, nghe lại và bổ sung những đoạn nội dung còn thiếu sót. Kỹ năng ghi chép này vừa giúp bạn thêm một lần ghi nhớ, nắm vững kiến thức quan trọng, vừa chắc chắn không bỏ sót bất kỳ thông tin nào.
Sắp xếp và hệ thống lại các ghi chép
Để các ghi chép được vận dụng hiệu quả, bạn cần phải biết cách sắp xếp chúng theo hệ thống khoa học, dễ hiểu, dễ tìm kiếm. Điều này vừa giúp bạn vận dụng, triển khai nội dung nhanh chóng vừa giúp bạn tiết kiệm được thời gian khi muốn tìm lại những nội dung này.
Chưa kể việc sắp xếp và hệ thống lại cũng là một cách bạn tóm tắt lại toàn bộ nội dung chính của buổi họp, từ đó giúp bạn có thể đặt câu hỏi hoặc giải đáp về bất kể nội dung nào cho các thành viên. Vì vậy, bạn hãy dành thời gian để rà soát nội dung, sắp xếp lại chúng theo hệ thống, từng chủ đề để sử dụng hiệu quả nhất.
Áp dụng phương pháp ghi chép phù hợp
Có rất nhiều phương pháp và kỹ thuật ghi chép khác nhau để bạn lựa chọn. Bạn có thể chọn tốc ký, có thể dùng sơ đồ hóa, sử dụng hình ảnh trong ghi chép miễn là phương pháp đó phù hợp và hiệu quả. Một số phương pháp hiện nay được sử dụng khá bổ biến bạn có thể tham khảo như: phương pháp Cornell, phương pháp Quadrants, phương pháp sơ đồ tư duy…
Phương pháp Cornell xây dựng khung nội dung ngay từ đầu, giúp bạn dễ hệ thống và nắm bắt thông tin. Tuy nhiên phương pháp này đòi hỏi bạn lắng nghe chủ động và khả năng thấu hiểu vấn đề cao để có thể tóm tắt theo cách của bạn.
Phương pháp Quadrants giúp phân loại thông tin, do đó bạn sẽ không mất thời gian để hệ thống lại. Bạn không mất thêm thời gian sắp xếp, phân chia các danh mục. Phương pháp này phù hợp với những buổi họp cập nhật tình hình công việc của đội nhóm, với nhiệm vụ chính là theo dõi tiến trình xử lý công việc, bám sát tiến độ, phân công công việc.
Phương pháp ghi chép bằng sơ đồ tư duy hiện nay rất được ưa chuộng. Nó giúp bạn chia nhỏ chủ đề theo nhánh với những ý chính và sử dụng hình ảnh để ghi nhớ. Từ sơ đồ này bạn nhìn được bức tranh toàn cảnh vấn đề. Vì thế, phương pháp này phù hợp với những buổi họp hay học có nội dung về tìm kiếm ý tưởng, giải pháp, đánh giá dự án…
Dù bạn làm trong bất cứ lĩnh vực nào, muốn công việc phát triển hơn thì đều cần kỹ năng ghi chép hiệu quả. Hãy luôn chủ động, linh hoạt áp dụng và lựa chọn phương pháp phù hợp để giúp công việc của bạn thêm hiệu quả nhé. Chúc bạn thành công!
Nguyễn Lý
