Trong thời đại công nghệ phát triển vượt bậc như hiện nay, chúng ta phần nào dự báo được trong một tương lai không xa những hình thái giao tiếp cơ bản nhất của con người cũng sẽ đổi thay. Công nghệ tạo ra những văn phòng không biên giới, những đội ngũ nhân lực xuyên quốc gia, tương tác với nhau qua các thiết bị điện tử, làm việc cùng nhau xuyên không gian và múi giờ. Theo đó, sẽ là một điều khôn ngoan nếu mỗi chúng ta tự chuẩn bị cho mình những kỹ năng nghề nghiệp cần thiết cho xu hướng “số hoá” ở quy mô toàn cầu này, khi mà sự giao tiếp trong môi trường công sở ngày càng bớt đi sự trao đổi trực tiếp, mà thay vào đó là những email, chat hay những cuộc họp online.
Dưới đây là những kỹ năng nghề nghiệp giúp bạn giao tiếp tốt và đạt được hiệu quả cao trong môi trường làm việc từ xa, hãy cùng tham khảo nhé.
Kỹ năng viết qua các công cụ giao tiếp
Khi bạn ứng tuyển IT hoặc bất cứ công việc nào khác, viết lách vẫn luôn được coi là một trong những kỹ năng thiết yếu của dân văn phòng và trong môi trường làm việc từ xa. Khi việc đối thoại trực tiếp bị hạn chế, các công cụ như email, chat hoặc nhắn tin trở thành kênh truyền đạt thông tin chủ yếu và sự hiệu quả của nó phụ thuộc rất nhiều vào kỹ năng viết. Viết sao cho đúng, đủ và dễ hiểu đối với người đọc cần tới những kỹ năng cơ bản đó là tóm tắt ý chính, sắp xếp thông tin theo trình tự, truyền đạt ngắn gọn và rõ ràng. Khi cần trao đổi nhanh, chúng ta viết ngắn gọn qua chat. Khi cần truyền đạt thông tin có hệ thống và dễ lưu trữ, chúng ta chọn email. Tất cả những quy tắc cơ bản này giúp bạn đảm bảo thông tin của mình sẽ được các đồng nghiệp ở nơi khác ghi nhận.
Văn bản hóa những chi tiết quan trọng
Làm việc từ xa quả là tuyệt vời, nhưng nó cũng rất dễ gây xao nhãng. Những cuộc gọi dài, những dòng chat bất tận đều có nguy cơ trở thành mối đe dọa, nếu bạn bỏ lỡ những thông tin quan trọng trong đó. Hãy luôn có ý thức “văn bản hoá” những chi tiết quan trọng khi trao đổi công việc với sếp và đồng nghiệp. Bạn có thể đề nghị email lại nội dung này cho các bên liên quan, hoặc ghi chép lại những đoạn chat để dễ dàng theo dõi sau này. Đây là cách để đảm bảo công việc vẫn diễn ra suôn sẻ và không có sự hiểu nhầm nào giữa các bên, nhất là đối với những tác vụ quan trọng.
Kỹ năng điều phối các cuộc họp online
Những cuộc họp online gần như là thứ không thể thiếu khi làm việc từ xa, tạo ra một kỹ năng nghề nghiệp gần như “mới toanh” trong thế giới hiện đại – kỹ năng điều phối họp online. Với những cuộc họp lớn có số người tham dự online lên tới cả vài chục người, hay các cuộc gặp đối tác quan trọng, mọi việc còn phức tạp hơn. Lên lịch họp và quản lý lời mời, gửi nội dung họp qua email, đảm bảo về mặt kỹ thuật, bố trí nhân sự ghi chép biên bản họp… tất cả đều là những tác vụ cần thiết để cuộc họp diễn ra suôn sẻ.
Kỹ năng thuyết trình online
Có lẽ chúng ta sẽ chứng kiến ngày càng nhiều những thương vụ mua bán, ký hợp đồng được thực hiện chỉ qua internet. Và để có được điều này, chúng ta cần tới khả năng bán hàng và thuyết trình online. Bạn sẽ phải dần dần học cách bàn luận và thuyết trình một cách sôi nổi trước màn hình laptop, và đối mặt với những vị thính giả chỉ hiển thị mỗi chiếc avatar trên phần mềm hội thảo. Bạn phải học được cách làm chủ nhịp điệu, tạo sự hứng khởi và lắng nghe ngay cả khi không thể trực tiếp đối diện với khách hàng của mình. Đây quả là một nghệ thuật cần tới sự trau dồi và rèn luyện qua thời gian.
Kỹ năng “số hoá” các tác vụ
Để quản lý công việc một cách hiệu quả trong thời đại internet, chúng ta cũng cần biết cách sử dụng những thiết bị điện tử như laptop hay điện thoại thông minh. Nếu biết cách tối ưu hóa thiết bị di động có thể trở thành trợ thủ đắc lực giúp bạn lên lịch hẹn, quản lý danh sách các nhiệm vụ trong ngày, tuần hoặc tháng, quản lý nhóm làm việc, quản lý dự án và rất nhiều tính năng ưu việt khác. Kỹ năng quản lý công việc online sẽ giúp bạn tăng hiệu suất một cách đáng kinh ngạc nếu biết vận dụng một cách khéo léo.
Đồng hành cùng sự “phủ sóng” của internet, những người có năng lực, bản lĩnh và kỹ năng nghề nghiệp đi trước thời đại chính là những nhân sự sẽ tìm được thành tựu lớn cho mình. Khi chiếc laptop dần thay thế bàn làm việc, phần mềm ảo thay cho văn phòng vật lý, cũng là lúc những kỹ năng của chúng ta phải “số hoá” theo. Bằng việc rèn luyện và cập nhật những kỹ năng mềm thời đại số, công nghệ sẽ trở thành đôi cánh cho bạn chinh phục những đỉnh cao mới.
Ngân Linh
